Laura.
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UX Case Study
Photovate 2.0 · ERP für Solarbetriebe
Vom starren Rollensystem zum flexiblen Berechtigungskonzept
Wie 11 Interviews und zwei Entscheidungsworkshops ein starres RBAC-System in ein editierbares Rollen-Template-Konzept übersetzt haben — inklusive einer bewussten Entscheidung gegen ein klares Research-Signal.
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TL;DR — das Wichtigste in 30 Sekunden
Rolle
UX Researcher (Research-Phase) · Mitentscheidung im Konzept-Workshop mit dem Product Team
Zeitraum
Okt. – Dez. 2024 · von Research bis MVP-Konzept
Team
Customer Success, Tech Support & Marketing (Research) · Product Team (Konzept-Entscheidung)
Methoden
11 qualitative Interviews, Affinity Mapping, Skalen-Einschätzung, Wettbewerbsanalyse, Entscheidungsworkshops
01 · Ausgangslage
Kontext & Problemstellung
Business-Problem
Sensible Daten — Einkaufspreise, Provisionen, Personalakten — sind oft für mehr Personen sichtbar als nötig.
User-Problem
Kunden verstehen nicht, welche Rechte sich hinter Rollennamen verbergen; Rechte lassen sich praktisch nicht mehr entziehen.
Zielgruppe
Geschäftsführer, Admins und Fachanwender bei Photovate-Kundenunternehmen.
[PLATZHALTER: SCREENSHOT „Photovate 1.0 Rollenübersicht (Bestandssystem)”]
02 · Verantwortung
Meine Rolle & Team
Verantwortlich für Hypothesenbildung, Interviewleitfaden, Durchführung und Auswertung von 11 externen Interviews sowie die Synthese zu einer konkreten Empfehlung.
Gemeinsam mit dem Product Team wurden Research-Insights in ein konkretes, MVP-fähiges Konzept übersetzt.
03 · Prozess
Herangehensweise
Interner Kickoff — Problemhypothesen mit Customer Success, Tech Support & Marketing geschärft.
11 Interviews — qualitativ, um das „Warum” hinter Wunschlisten zu verstehen.
Affinity Mapping — wiederkehrende Muster statt Einzelmeinungen.
Wettbewerbsanalyse — HubSpot & Hero als Referenz für modulare Berechtigungssysteme.
Entscheidungsworkshops — Insights gegen technische Machbarkeit & MVP-Scope abgewogen.
04 · Entscheidungen
Zentrale Entscheidungen & Trade-offs
Vier Weichenstellungen, jeweils mit der bewusst verworfenen Alternative und der Begründung.
01 · Editierbare Rollen-Templates
Standardrollen basieren auf Templates; die Rolleninstanz bleibt editierbar, die Templates selbst nicht. So bleibt schnelle Einladung möglich, ohne Flexibilität zu verlieren.
02 · Keine technische Rollenhierarchie
Trotz klarem Research-Signal wurde auf Hierarchie verzichtet, weil sie unverhältnismäßig viel Komplexität erzeugt hätte.
03 · Abteilungen entkoppelt
Abteilungen werden manuell pro Mitarbeiter zugewiesen und bleiben optional — sonst hätte jede Kombination eine neue Rolle erfordert.
04 · Scope-Priorisierung für MVP
Nur Rollen, die in mindestens 80 % der Interviews genannt wurden, kommen in den MVP — Ergebnis: 8 Standardrollen.
05 · Lösung
Das MVP-Konzept
8 Standardrollen, jeweils als editierbares Template. Admins stellen Berechtigungen entlang zweier Dimensionen ein: Interaktionsrecht × Zugriffsradius.
Interaktionsrecht
Kein Zugriff · Lesen · Bearbeiten
Zugriffsradius
Eigene Daten · Abteilung · Unternehmensweit
Standardrolle
Leads
Vertrieb
Projekte
Personal
Admin
bearb. alle
bearb. alle
bearb. alle
bearb. alle
Vertrieb
lesen alle
bearb. eigene
lesen alle
–
Montage/-leitung
lesen alle
–
bearb. Abt.
–
Personalmanagement
–
–
–
bearb. alle
06 · Impact
Was das Konzept bewirkt
8
validierte Standardrollen — priorisiert an einer harten Schwelle statt Bauchgefühl.
11
externe Interviews plus interne Stakeholder-Perspektiven zu einem MVP-Konzept konsolidiert.
1
zentraler Admin-Ort für Rollen, Templates und Berechtigungen — bewusst gebündelt.
Was ich mitnehme
Gute UX-Arbeit bedeutet nicht, jedes Insight 1:1 umzusetzen, sondern es gegen technische Machbarkeit und Wartbarkeit abzuwägen — und diesen Trade-off transparent zu machen.
© Laura. UX Case Study · Photovate 2.0 · 2024
Kontext · Methode · Trade-offs · Lösung