01 · AUSGANGSLAGE
Kontext & Problemstellung
Photovate ist eine Branchensoftware (ERP) für Solar- und PV-Installationsbetriebe. Photovate 1.0 nutzt ein starres Role-Based-Access-Control-System (RBAC): Berechtigungen sind fest an vordefinierte Rollen gekoppelt und lassen sich weder unternehmens- noch personenspezifisch anpassen.
Ausschnitt des alten Rollen und Berechtigungssystem in Photovate 1.0
Komplexes Berechtigungskonzept
Die Kunden haben keine Übersicht über die Berechtigungen, die mit den Rollen zusammenhängen
Unpassende Beschreibungen der Rollen
Die Kunden können sich unter den Rollenbezeichnungen nicht wirklich was vorstellen. Beispiel: Rolle “editor” oder Unterschied “Vertrieb” und “Vertrieb+”
Unflexibles Berechtigungssystem
Berechtigungen können nicht von den Kunden angepasst werden, sondern müssen vom Support übergreifend für alle Kunden angelegt werden.
Ich sehe einer Rolle einfach nicht an, was sie darf. Und wenn ich etwas ändern will, muss ich es komplett neu denken.
Geschäftsführung, Solarunternehmen
Wir wachsen halt und es entstehen dauernd neue Strukturen (…) Dadurch, dass wir halt dauernd uns neu organisieren, ändert sich die Berechtigung die ganze Zeit.
Geschäftsführung, Solarunternehmen
02 · VERANTWORTUNG
Meine Rolle & Team
Eigenständig
Planung und Durchführung der Research mit Hypothesenbildung, Wettbewerbsanalyse, Leitfaden Aufbau, Rekrutierung, Durchführung und Auswertung
Aufbereitung und Leitung von Entscheidungsworkshops auf inkl. Aufbereitung einer konkreten Handlungsempfehlung
Konzeption und Prototyping inkl. der verschiedenen Zugriffsberechtigungskombinationen auf jede Modulebene
Durchführung der Qualitätskontrolle (QA)
Im Team
Briefing vom Product Team
Gemeinsam mit dem Product Team und dem C-Level in zwei Entscheidungsworkshops (04.12. & 13.12.2024) die Research-Insights in ein konkretes, MVP-fähiges Konzept übersetzt
03 · Prozess
Herangehensweise
1
Interner Kick-Off
Hypothesen in internen Interviews mit C-Level, Customer Success, Tech Support & Marketing geschärft.
2
Deep Research zu bestehenden Berechtigungssystemen und Clusterung.
3
Externe Interviews
11 Interviews mit Bestandskunden inkl. Skalen-Einschätzung zur Identifizierung der Anforderungen.
4
Basierend auf der Auswertung Insights mit dem Product-Team gegen technische Machbarkeit & MVP-Scope abwägen.
5
Prototyping
Aufbau und Verantwortung eines flexiblen Berechtigungskonzepts mit Implementierung der Berechtigungen auf jeder Ebene.
Brainstorming und Notizen vom Entscheidungworkshop (04.12.2024)
04 · Entscheidungen
Zentrale Entscheidungen
05 · Lösung
Das finale Berechtigungssystem
Das flexible Berechtigungssystem von Photovate 2.0 ermöglicht eine präzise Steuerung von Zugriffen und basiert auf acht editierbaren Standardrollen, die in 80 % der Interviews genannt wurden. Es kombiniert zwei zentrale Dimensionen
Interaktionsrecht (Lesen/Bearbeiten) und
Zugriffsradius (keine, eigene, Abteilung, alle)
Es erlaubt zusätzlich modulare Einstellungen sowie optionale Hierarchiestufen durch die Abteilungsvergabe. Die Verwaltung erfolgt ausschließlich durch Admins und Owner, wobei Owner die Kontrolle über Admins behalten. Die Berechtigungen können über drei Ebenen in der Software gesteuert werden:
Einstellungs-Ebene
Auf der Mitarbeiterebene können Rollen nachträglich pro Mitarbeiter bearbeitet werden. Ebenfalls können hier Abteilungen optional gesetzt und hierarchisch aufgebaut werden.
Einladungs-Ebene
Bei einer Mitarbeitereinladung muss eine Rolle vergeben werden. Nur bestehende Rollen sind zuweisbar, kein Erstellen neuer Rollen. Das hält den Einladungsprozess schnell.
Mitarbeiter-Ebene
Auf der Mitarbeiterebene können Rollen nachträglich pro Mitarbeiter bearbeitet werden. Ebenfalls können hier Abteilungen optional gesetzt und hierarchisch aufgebaut werden.
07 · REFLEXION
Was ich mitnehme
Bei unterschiedlichen Komplexitätsanforderungen den 80% Case gehen
Die zentrale Herausforderung bestand darin, die unterschiedlichen Komplexitätsanforderungen von kleinen und großen Unternehmen in einem konsistenten Konzept zu vereinen. Während größere Organisationen granulare Berechtigungen und Hierarchien benötigen, erwarten kleinere eine schnelle und einfache Vergabe. Die wichtigste Erkenntnis: Standards sollten möglichst schlank für den 80 %-Use-Case gestaltet sein, ergänzt durch optionale Erweiterungen für komplexere Anforderungen.
Nicht jedes Insight 1:1 umsetzen
Besonders lehrreich war der Moment, in dem das Team gegen ein klares Research-Signal (Rollenhierarchie) entschieden hat: Gute UX-Arbeit bedeutet nicht, jedes Insight 1:1 umzusetzen, sondern es gegen technische Machbarkeit und Wartbarkeit abzuwägen und diesen Trade-off transparent zu machen.
